Presentasi yang bagus - gampang dipahami, mudah diingat, dan emosional

http://www.forbes.com/sites/carminegallo/2013/02/22/the-three-basic-secrets-of-all-successful-presentations/

Baru-baru ini saya diundang untuk berbicara di hadapan mahasiswa MBA di Sekolah Pasca Sarjana Stanford sebagai bagian dari program yang unik yang kami sebut Penguasaan dalam Inisiatif Komunikasi. Program tersebut adalah seri pembicara ahli, Stanford mengundang “pelopor bidang komunikasi” untuk berbagi pemikiran mereka dan untuk melatih mahasiswa bisnis dalam seni dan ilmu persuasi, pola titi nada, komunikasi, dan keterampilan presentasi.

Dalam presentasi saya, saya memberikan teknik yang sangat spesifik sehingga dapat mereka gunakan secepatnya untuk melempar ide mereka ke kolega, instruktur, dan investor profesional. Saya kemukakan ada tiga komponen dari semua presentasi yang sukses. Saya katakan sukses, yang saya maksud bahwa presentasi memenuhi efek yang diinginkan yakni untuk mendorong pendengar untuk beraksi, untuk menutup penjualan, atau untuk mendapatkan pendanaan proyek, dan sebagainya.

presentasi yang sukses adalah presentasi yang dapat dimengerti, dapat diingat, dan memiliki emosi.

Dapat dimengerti atau dipahami. Presentasi yang sukses adalah presentasi yang bebas dari jargon, kompleksitas, dan kebingungan. Walaupun banyak cara untuk membuat presentasi jelas dan dapat dipahami, teknik favorit saya adalah apa yang saya sebut “Headline seperti Twitter”. Saya belajar dari Steve Jobs dan komunikator yang menginspirasi lainnya. Pada tahun 2001 iPod adalah “1000 lagu dalam kantong sakumu”. Pada 2008 MacBook Air adalah “Notebook paling tipis sedunia”. Steve Jobs selalu mendeskripsikan produknya dalam satu kalimat. Bahkan sebelum twitter muncul, deskripsi produk Steve Jobs tidak pernah melebihi 140 karakter.

Mudah diingat. Jika pendengar tidak dapat mengingat apa yang disampaikan dalam presentasi atau mengutarakan kembali ide Anda, maka sehebat apapun presentasi anda hal tersebut tidak penting lagi. Sekali lagi, banyak teknik untuk mengkomunikasikan ide dalam cara-cara yang mudah diingat, tetapi favorit saya adalah “aturan tiga”. Ilmuwan neuro pada umumnya setuju bahwa otak manusia hanya mengkonsumsi apapun dari tiga hingga tujuh poin pada waktu yang singkat. Angka majis - tiga - tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit - itulah angka tiga.

Cobalah untuk mengaplikasikan aturan tiga tersebut dalam presentasi anda. Anda dapat membagi presentasi menjadi tiga bagian, mendiskusikan tiga keuntungan dari sebuah produk, atau memberikan pendengar tiga langkah yang dapat mereka lakukan. Mengemas konten menjadi tiga grup memudahkan untuk mengingatnya.

Emosional. Terdapat badan riset yang besar yang menunjukkan bahwa komponen emosional dari sebuah pesan ke analitikal. Ya, anda butuh untuk menunjukkan data dan bukti untuk memperkuat posisi anda, akan tetapi bagian yang emosional dari sebuah presentasi yang kadang menggerakkan orang untuk melakukan aksi.

Gaya bercerita adalah cara yang paling mudah dan yang paling efektif untuk membuat presentasi menjadi emosional. Pada suatu waktu saya mewawancarai pengacara yang menonjol yang telah memenangkan pemberian hukuman melawan sebuah perusahaan farmasi senilai 250 juta dollar. Dia menunjukkan saya slide yang dia gunakan untuk membuka argumen. Enam slide pertama bercerita dan menunjukkan orang yang telah kehilangan hidupnya. Ketika telah selesai, dia menanyakan ke juri mengapa mereka memilih apa yang telah dipilih. Nampaknya perusahaan pengacara farmasi tersebut melawan ilmuwan yang membingungkan juri dengan segunung data dan statistik. Akan tetapi juri tergerak oleh cerita sederhana ketika pembukaan. Mereka secara spesifik menyebutkan bahwa cerita tersebut adalah salah satu alasan di balik keputusan. Cerita sangat kuat, sering tidak dihargai, dan jarang digunakan. Jika anda ingin terlihat, ceritakan kepada mereka lebih banyak lagi.

Komunikasi dan keterampilan presentasi yang buruk dapat menenggelamkan merek dagang anda dan karir anda. Hal tersebut terjadi setiap saat. Saya juga sering melihat banyak ide yang bagus tidak ditemukan karena orang yang mempunyai ide tersebut gagal untuk mengkomunikasikan secara efektif. Kita perlu ide yang besar untuk menyelesaikan masalah besar. Kita perlu pemimpin yang menginspirasi yang dapat mempresentasikan ide mereka yang dapat dipahami, dapat diingat, dan membuat koneksi yang emosional dengan pendengarnya.

Memahami Underperformance

Beberapa tulisan akan saya dedikasikan untuk menerjemahkan dan memberikan value dari persepsi saya sendiri dari tulisan John Maxwell. Untuk tulisan ini saya ambil dari http://www.johnmaxwell.com/blog/understanding-underperformance

Memahami Underperformance.

Jika Anda mengabaikan derik atau dengung dalam mesin kendaraan dalam waktu yang lama, kendaraan tersebut pada suatu hari mungkin akan menjadi mati. Satu part yang memiliki permasalahan dapat menyebabkan mesin menjadi tidak jalan sama sekali. Kurang lebih sama, kesempurnaan fungsi sebuah tim dapat diganggu disebabkan oleh unit yang paling lemah. Ketika seseorang secara rutin underperform, akan berdampak ke performance keseluruhan unit. Orang yang secara konsisten bekerja di bawah standard akan berdampak secara negatif pada tim yang lain melalui tiga cara:
(1) Kehilangan kesempatan.
Seseorang yang bekerja underperform mengakibatkan tim berfokus ke dalam daripada ke luar. Rekan kerja menggunakan energi mereka untuk menutup celah yang diakibatkan rekan kerjanya yang tidak kompeten alih-alih mencari kesempatan untuk melebarkan pengaruh tim.

(2) Kehilangan produktivitas
Tidak hanya seseorang bekerja underperform mencegah tim untuk mengambil kesempatan, mereka juga menghalangi produktivitas. Mereka gagal menyelesaikan tugas mereka atau melakukannya dengan buruk yang mungkin saja mengharuskan orang lain melakukan ulang kerja mereka. Seseorang yang bekerja underperform membuat bottleneck di organisasi ayng merintangi progress.

(3) Kehilangan moral
Dalam sebuah tim yang sukses, seseorang yang perform tahu mana unit yang lemah. Seiring waktu, jika orang yang underperform tidak memperlihatkan peningkatan, rekan kerja yang lain mulai meniru tindakan bodoh tersebut. Situasi seperti itu menjatuhkan moral seluruh tim.

Menilik lebih lanjut: Diagnosa underperform
Sebagai seorang pemimpin, Anda membahayakan tim jika tidak mengatasi kinerja buruk tersebut. Ketika Anda memperhatikan terdapat seseorang ayng mengembangkan pola kerja yang buruk, tanyakan pertanyaan berikut tentang orang tersebut:

(1) Apakah mereka di luar liga mereka?
Mungkin secara sederhana mereka tidak memiliki kualifikasi untuk tugas tersebut dan telah dipercaya dengan lebih banyak tanggung jawab dari yang mereka mampu.

(2) Apakah mereka di luar posisi?
Seseorang mungkin memiliki kemampuan yang banyak, tapi masih memiliki kinerja buruk jika mereka bekerja di tempat yang tidak tepat. Jika ini kasusnya, pertimbangkan kemungkinan untuk memindahkan mereka ke peran yang lebih cocok dengan kemampuan alami mereka.

(3) Apakah mereka di luar zona nyaman mereka?
Ketika orang berpetualang di luar zona nyaman, hal tersebut bisa menumbuhkan mereka. Beberapa lingkungan membuat kita menjadi tidak nyaman dan menyulitkan fungsi yang harus kita kerjakan di level tinggi. Jika hal tersebut benar untuk seorang yang berkinerja buruk, cari jalan untuk memudahkan mereka dan membuat mereka lebih merasa aman.

(4) Apakah mereka melebihi pemahaman mereka?
Kinerja buruk dapat saja mengindikasikan seseorang tidak diberikan pelatihan dengan tepat untuk memenuhi kebutuhan kerja mereka. Dalam hal ini, pelatihan tambahan dapat membantu seorang dengan kinerja buruk untuk meningkatkan kinerja mereka lebih baik.

Tidak dapat diselamatkan: Bukan tugas Anda untuk "memperbaiki" setiap orang dengan kinerja buruk

Sebagai seorang pemimpin, kita percaya kepada orang-orang kita, peduli tentang mereka dengan dalam, dan yakin akan kemampuan mereka untuk terus tumbuh. Untuk alasan tersebut, kita kadang tergoda untuk membantu orang dengan kinerja buruk lebih dari petuah bijak. Kita berpikir dengan memberikan perhatian extra yang tulus kepada mereka dapat membuat mereka menjadi sukses. Akan tetapi ketika anda bertanggung jawab kepada mereka, kita tidak bertanggung jawab atas mereka. Terlebih, hanya mereka yang mampu merubah apa yang diperlukan untuk membawa kinerja mereka ke tingkat yang memuaskan. Tanggung jawab.

Sebagai pemimpin, tugas utama anda adalah mengabi pada organisasi, tidak untuk menyelamatkan karir orang dengan kinerja buruk. Tugas Anda untuk membangun tim yang efektif, bukan untuk membahagiakan setiap orang.

Menetapkan Target

Seperti halnya sebuah proyek, menetapkan target dalam kehidupan adalah sesuatu yang sulit. Terlebih hanya sekali, maka mempelajari orang-orang yang telah berhasil membuat perbedaan menjadi penting.

Lantas apa yang bisa dimulai. Mulailah dari keinginan. Saya ingin:
- Anak-anak dapat memperoleh fasilitas yang tepat untuk tumbuh kembang.
Saya telah merasakan bahwa kondisi kurang mampu bukanlah sebuah keterbatasan, tetapi malah menjadi motivasi. Akan tetapi saya yakin bahwa tersedianya fasilitas akan jauh menjadi lebih bermanfaat untuk tumbuh kembang dengan tidak melewatkan prinsip kesederhanaan.
- Saya ingin menjadi agen perubahan. Saya yakin bahwa pada dasarnya tiap individu memiliki kepedulian untuk tumbuh bersama. Akan tetapi karena iklim kompetisi maka hal tersebut berubah, tidak banyak yang bisa berbagi, dan entah kenapa kata cukup itu sangat mahal sehingga banyak orang terus meminta tanpa mau memberi.
- Saya ingin lebih banyak mengenal orang. Mencari dan terbentuk, kemudian mencari dan membentuk. Saya ingin terus berinteraksi dengan banyak orang. Berbagi mimpi yang sama akan kehidupan yang lebih indah. Mempelajari hal yang tidak terdapat di buku, mengamalkan untuk mengembangkan apapun. Menjadi pemakmur, bukan penghancur.

Dari ketiga di atas boleh dibilang bahwa yang tangible hanyalah tentang menyiapkan fasilitas untuk anak. Jika ditelusuri lebih lanjut:
- Kecukupan untuk mereka berwirausaha sambil menuntut ilmu.
- Kecukupan mereka untuk menuntut ilmu di sekolah atau institusi yang kredibel mencetak agen-agen perubahan dunia.
- Kecukupan untuk dapat menggali hobi dan talenta mereka.

Bagaimana untuk diri sendiri. Target saya adalah untuk memiliki sebuah usaha untuk saya terus berkarya walaupun yang tersisa adalah ide. Apakah itu dengan menulis? Entahlah.

Sedikit Melihat Hari Ini

Yang bisa digarisbawahi apa yang kita lakukan ke orang lakukanlah seolah-olah itu kita lakukan pada diri kita sendiri.

Bahwa semestinya semua orang ingin diperlakukan secara fair-adil. Setidaknya otak ini tahu bahwa ada orang yang memperlakukan seseorang semata-mata karena itulah yang harus dikerjakannya.

Berbahagialah orang yang sudah memilikinya, memiliki pengalaman tidak mengenakkan. Yang menjadikannya secara sadar bahwa hal tersebut tidak ada manfaatnya untuk menjadi sebuah kebiasaan-sebuah budaya. Sehingga pola pikir telah berubah, dari untuk dilayani menjadi untuk melayani. Secara aktif dan secara sadar.

Berbahagialah, orang yang memilikinya, memiliki empati. Dengan tanggap mampu memposisikan diri menjadi orang lain. Merasakan dan memahami. Secara sadar dia memperbaiki sikap dengan indra yang ia tangkap. Empati dapat ditempa. Namun layaknya karang, hal tersebut tidak terbangun dengan sehari gelombang.

Lakukan yang penting, lakukan seperti diri sendiri